Lägg till en administratör när någon ska hjälpa till att hantera Knowly. Innan du bjuder in personen, bestäm om hen behöver åtkomst till hela organisationen eller bara till en smalare del av arbetet.
Välj rätt åtkomstnivå
En organisationsadministratör kan oftast se och hantera brett över organisationen. Använd den rollen bara när personen verkligen behöver den åtkomsten.
Om någon främst ska arbeta i ett team, gör personen till teamägare eller teammedlem i stället. Då hålls åtkomsten närmare den del av Knowly personen ansvarar för.
Om någon ska hjälpa till med en lärresa, använd lärresans admin- eller chefsupplägg i stället för att ge åtkomst till hela organisationen.
Så många administratörer kan ni ha
Hur många som kan vara administratörer beror på er plan. Vissa planer är obegränsade; andra har ett bestämt antal platser, och ni kan alltid be Knowly att lägga till fler.
En sak som många missar: administratörer och teammedlemmar räknas mot samma gräns. Så om ni redan har nått gränsen frigör det ingen plats att ändra en administratör till en vanlig teammedlem — personen tar fortfarande upp en plats. För att få plats med en ny administratör behöver ni ta bort personens åtkomst till organisationen helt, inte bara sänka rollen. Knowlys egna användare räknas aldrig mot er gräns.
När alla platser är upptagna får ni ett meddelande om det när ni försöker lägga till en administratör. Därifrån kan ni ta bort någon för att frigöra en plats, eller kontakta Knowly för att lägga till fler.
Bjud in någon utanför er mejldomän
En administratör behöver inte dela organisationens mejldomän — du kan bjuda in en extern eller privat adress, vilket är användbart för konsulter, partner eller externa facilitatorer.
Innan du bjuder in en extern person, kontrollera om hen verkligen behöver vara organisationsadministratör. En extern facilitator behöver ofta bara gästtillgång till en enskild lärresa, inte åtkomst till hela organisationen — se Roller och behörigheter i Knowly.
Vad du bör kontrollera efter inbjudan
När personen har accepterat, kontrollera att hen kommer åt rätt team eller lärresa och inte mer än avsett.
Om inbjudningslänken går ut, skicka en ny inbjudan eller be Knowly om hjälp om personen inte kommer in.