En Uppgift ber deltagarna att göra något och skicka in, bekräfta eller reflektera över resultatet. Uppgifter passar bra när någon behöver granska eller följa upp arbetet — och det är den enda aktivitetstypen där en chef kan krävas att godkänna inskickningen innan den räknas som färdigställd.
Börja från en mall eller kopia i stället för från noll
När du öppnar en ny uppgift innan du har lagt till något i den ger Knowly dig ett försprång. Du kan välja Börja från en tom uppgift, eller återanvända arbete som du eller dina kollegor redan gjort — en uppgift är i grunden bara sina instruktioner, frågor och inställningar, så att återanvända en sparar dig från att bygga upp allt på nytt.
Dina uppgifter. Välj en befintlig uppgift i din organisation och välj Starta från en kopia av den här uppgiften. Du får en kopia att redigera, och originalet lämnas precis som det är.
Mallar. Välj en av mallarna som ditt team har sparat och välj Använd den här mallen.
För att spara en uppgift som mall öppnar du den och väljer Skapa mall. När du har gett den ett namn är den tillgänglig för alla i din organisation — under fliken Mallar, eller under Mallar nästa gång någon skapar en ny uppgift.
Obs. En uppgift som använder medarbetarvariabler kan inte sparas som mall.
När "inskickad" inte är samma sak som "färdigställd"
En uppgift kan slutföras på två sätt, beroende på hur författaren har satt upp den:
Inget godkännande krävs. Deltagaren skickar in och uppgiften markeras som färdigställd direkt.
Godkännande krävs. Deltagaren skickar in och uppgiften visar Inskickad, inväntar godkännande från chef. Den ligger kvar i det läget tills en chef öppnar inskickningen och klickar på Godkänn — först då räknas aktiviteten som färdigställd. Chefen kan också begära en ny version, vilket skickar tillbaka uppgiften till deltagaren.
Författare aktiverar detta i uppgiften med Kräv att deltagarnas uppgifter godkänns av chefer, och väljer ett granskningsläge: Endast godkännande eller Granska och kommentera.
Om en deltagare säger att de inte kan färdigställa en uppgift, kontrollera om uppgiften kräver godkännande och om en chef har granskat inskickningen ännu. Det är den vanligaste anledningen till att en inskickad uppgift inte räknas som färdigställd.
Din organisation kan kalla chefsrollen coach, mentor, ledare eller något annat. Godkännandeflödet fungerar likadant oavsett benämning.
När en uppgift väl har skickats till deltagare låses inställningar som metod för inskickning och chefsgodkännande, så att de som arbetar inte flyttas till ändrade regler mitt i. Se Ändra uppgiftsinställningar efter att aktiviteter har skickats.