När du har material att dela ut — en PDF från en leverantör, en mall, ett dokument som folk återkommer till — är den naturliga första tanken att leta efter ett enda ställe att ladda upp allt på. I Knowly ligger inte filer i en egen mapp. Du lägger en fil där folk faktiskt ska använda den, inuti en aktivitet, och sedan samlar Resurser varje fil du delat på ett ställe där deltagare och chefer kan öppna eller ladda ner dem.
Så två saker är värda att reda ut direkt. Resurser är inte något du laddar upp till — det är stället där dina filer samlas efter att du lagt till dem i aktiviteter. Och en tråd kan inte alls rymma en uppladdad fil. Här är var filer faktiskt hamnar, och hur de landar i Resurser.
Lägg en fil i en Micro training
Det vanligaste hemmet för en fil är en Micro training. Öppna en slide, lägg till elementet Fil och ladda upp ditt dokument — en PDF, Word-, Excel- eller PowerPoint-fil, eller en bild. Deltagarna läser eller laddar ner den direkt i aktiviteten, och du kan lägga till fler än en fil på samma slide. För allt en slide kan innehålla, se vilka slide-element du kan lägga till i en Micro training.
Bifoga en fil till ett Direktmeddelande
Om du hellre skickar ett dokument via mejl än bygger en aktivitet kring det, bifoga det till ett Direktmeddelande. Lägg till en Knapp i meddelandet, välj Fil under Destination och ladda upp dokumentet. Mottagaren öppnar det direkt från inkorgen — och det dyker upp i Resurser på samma sätt som en fil i en Micro training. Se hur Direktmeddelanden fungerar för resten av inställningarna.
Vad en tråd kan och inte kan rymma
En tråd är byggd för diskussion, inte för att lagra filer. Du kan klistra in en länk till en fil i en tråd och lägga in en bild direkt i texten, men du kan inte ladda upp en PDF eller ett Word-dokument i själva tråden. Så om du vill att folk ska ha själva filen, lägg den i en Micro training eller ett Direktmeddelande enligt ovan; om du vill att de ska prata om den, länka till den från en tråd. Se hur du sätter upp trådar i en lärresa.
Var dina filer visas: Resurser
När en fil är kopplad till en aktivitet som är igång visas den under Resurser, så att folk slipper leta tillbaka i tidslinjen för att hitta den. Vem som ser varje fil följer aktivitetens målgrupp: en fil på en deltagaraktivitet delas med deltagare och deras chefer, medan en fil på en chefsaktivitet bara visas för chefer. Chefer ser både sina egna resurser och de delade — mer om chefens vy av Resurser.
En fil visas i Resurser när dess aktivitet har skickats eller publicerats, inte medan den fortfarande är ett utkast. Så om ett dokument du lagt till inte finns där än, kolla om dess aktivitet har gått ut.
Filtyper och storlek
För filerna du delar som resurser tar Knowly emot PDF, Word, Excel och PowerPoint, plus bilder, upp till 150 MB styck. För hela listan med format och gränser, se filgränser och filformat.
Till sist: om själva poängen är att hålla allt på ett ställe behöver du inte välja en enda aktivitet som ska rymma allt — varje fil du bifogar, var du än bifogar den, hamnar tillsammans i Resurser.