Innan du lägger till eller importerar deltagare till en lärresa kan Knowly påminna dig om att organisationen behöver ha rättslig grund för att behandla deras personuppgifter. Den här artikeln förklarar vad det betyder, vad du bör kontrollera innan du lägger till deltagaruppgifter och vart du kan vända dig om du är osäker.
Inte juridisk rådgivning. Den här artikeln är allmän information, inte juridisk rådgivning. Organisationen ansvarar för att bestämma rätt rättslig grund för sin användning av Knowly. Om du är osäker, involvera personen som ansvarar för integritets- eller juridikfrågor i organisationen.
Vad rättslig grund betyder
Enligt GDPR behöver en organisation ha en rättslig grund innan den behandlar personuppgifter. I Knowly kan det till exempel handla om namn, mejladresser, mobilnummer, deltagande i lärresor, framsteg, svar, meddelanden, chefskopplingar och andra deltagaruppgifter som organisationen lägger till eller synkar in i Knowly.
Knowly tillhandahåller tjänsten och är personuppgiftsbiträde för de flesta personuppgifter i en lärresa. Organisationen bestämmer varför datan behandlas, vilka deltagare som ska ingå och vilken rättslig grund som gäller.
Vanliga rättsliga grunder för deltagaruppgifter
Vilken rättslig grund som är rätt beror på organisationen, lärresan och relationen till deltagarna. Två vanliga exempel är berättigat intresse och samtycke.
Berättigat intresse. Det kan vara relevant när organisationen har ett tydligt skäl att bjuda in deltagare till en lärresa, och det skälet vägs mot deltagarnas rättigheter och förväntningar. Till exempel kan en arbetsrelaterad lärresa ibland passa här, men organisationen behöver fortfarande göra bedömningen.
Samtycke. Det kan vara relevant när deltagandet verkligen är frivilligt och varje deltagare kan välja om personen vill delta. Samtycke har egna krav, bland annat att deltagarna förstår vad de tackar ja till och kan säga nej utan press.
Utgå inte från att en viss rättslig grund alltid gäller. Samma funktion i Knowly kan användas på olika sätt, och rätt svar kan ändras beroende på syfte, målgrupp och lokala regler.
Vad du bör kontrollera innan du lägger till deltagare
Innan du lägger till deltagare manuellt eller importerar en lista, se till att organisationen har bestämt:
varför deltagarna ska ingå
vilka personuppgifter du behöver lägga till
hur deltagarna ska informeras om lärresan och personuppgiftsbehandlingen
om deltagandet är obligatoriskt eller frivilligt
vem som hanterar integritetsbegäranden som åtkomst, rättelse eller radering
Om organisationen använder katalogsynk eller dynamiska listor gäller samma princip. Källdatan kan komma från identitetsleverantören, men organisationen behöver fortfarande ha rättslig grund för att använda den datan i Knowly.
Var du kan läsa mer
För en bredare översikt över personuppgifter i Knowly, se artikeln om personuppgifter i Knowly och GDPR. Knowlys egen behandling som personuppgiftsansvarig beskrivs i Knowlys personuppgiftspolicy.
Sist, om den rättsliga grunden är oklar, vänta med att lägga till eller importera deltagarna och fråga den integritets- eller juridikansvariga i organisationen.