Personuppgifter i Knowly kan komma från några olika håll: data som personer själva lägger in, data som organisationen lägger till eller synkar in i Knowly, och data som Knowly samlar in automatiskt för att tjänsten ska fungera tryggt och bli bättre över tid. Den här artikeln går igenom vilka personuppgifter som kan finnas i Knowly, varför viss data samlas in och vart du går vid GDPR-begäranden om åtkomst eller radering.
Vem som ansvarar för datan
För de flesta personuppgifter i en lärresa är organisationen personuppgiftsansvarig. Organisationen bestämmer varför och hur datan ska behandlas. Därför nämner vissa flöden för att lägga till eller importera deltagare rättslig grund innan du går vidare.
Knowly tillhandahåller tjänsten och är personuppgiftsbiträde åt de organisationer som använder Knowly. Det innebär att Knowly behandlar personuppgifter enligt organisationens instruktioner.
Knowly kan också behandla begränsad produkt- och användningsdata för att driva, skydda och utveckla tjänsten. För den typen av behandling ansvarar Knowly för datan som samlas in. Den rättsliga grunden och detaljerna beskrivs i Knowlys personuppgiftspolicy.
Knowly säljer inte personuppgifter till tredje part och använder dem inte för marknadsföring.
Personuppgifter som personer och organisationer lägger in i Knowly
Personer kan själva lägga in data, administratörer eller utbildare kan lägga in data om deltagare och organisationer kan synka in katalogdata i Knowly. Knowly kan innehålla data som:
namn och mejladresser
mobilnummer
deltagande i lärresor, aktivitetsframsteg, slutförande och notifikationshistorik
svar, kommentarer, trådar, meddelanden och uppladdade filer
roller, team, chefskopplingar eller grupper om organisationen använder sådana uppgifter
namn, datum och innehåll i lärresor som administratörer eller utbildare skapar
Exakt vilken data som finns beror på hur organisationen använder Knowly och vilka lärresor personen har deltagit i.
Data som Knowly kan samla in automatiskt
Knowly kan också samla in teknisk data och användningsdata när personer använder tjänsten. Knowly använder den datan för att hålla konton säkra, visa rätt upplevelse, felsöka problem och förbättra produkten.
IP-adresser. Knowly använder IP-adresser för att skydda konton och undersöka obehörig åtkomst.
Ungefärliga plats- och språksignaler. Knowly använder detta för att ge en bättre upplevelse utifrån var personen befinner sig och vilket språk personen bör se.
Enhets-, webbläsar- och anslutningsinformation. Det kan till exempel vara nätverksinformation, tidszon, typ av mobil enhet, operativsystem och webbläsare. Knowly använder det för att tjänsten ska fungera bra på olika enheter och för att förstå användningsmönster i aggregerad form.
Användning i appen. Knowly använder aggregerad användningsstatistik för att fatta produktbeslut. Användningsinformation kan också hjälpa Knowly att felsöka om något går fel.
Begäran om åtkomst, export och radering
Om en deltagare ber att få se sina personuppgifter, hantera det som en GDPR-begäran om åtkomst och använd artikeln om att exportera personuppgifter. Om personen ber att få data raderad, använd artikeln om att radera personuppgifter.
Att ta bort någon från en lärresa eller organisation är en åtkomständring. Det är inte alltid samma sak som att radera alla personuppgifter som hör till personen.
Anonyma svar
Vissa fristående utvärderingsflöden kan stödja anonyma svar. Innehåll i en lärresa är inte anonymt på samma sätt, eftersom Knowly behöver koppla svar och framsteg till deltagaren och lärresan.
Om anonymitet är viktig för en enkät eller utvärdering, kontrollera upplägget innan du bjuder in deltagare.
Avtal och underbiträden
Organisationen kan ha ett personuppgiftsbiträdesavtal eller liknande upplägg med Knowly. Om du behöver de juridiska villkoren, kontakta personen i organisationen som hanterar leverantörsavtal eller kontakta Knowly.
Knowly använder också underbiträden för delar av tjänsten, till exempel hosting, lagring, kommunikation, analys och support. De underbiträdena kan behandla personuppgifter när det behövs för att tillhandahålla tjänsten. Den aktuella offentliga listan finns i Knowlys lista över underbiträden. Använd den listan i stället för en sparad kopia, så att du alltid tittar på den senaste versionen.
Sist, kom ihåg att exakt vilka personuppgifter som finns i Knowly beror på hur organisationen använder produkten och vad personer lägger till i sina lärresor.