När en chef får ett mejl om något som händer i en lärresa vill hen oftast direkt se vilken eller vilka av sina medarbetare det handlar om. Knowly ger dig två sätt att lösa det — namnvariabler för notiser som handlar om en medarbetare, och en Medarbetare-ruta som listar alla medarbetare mejlet gäller. Vilken du väljer beror på notisen.
När varje alternativ funkar
Notiser om en enskild medarbetare. Vissa chefsnotiser skickas en gång per medarbetare. I individuella lärresor följer chefsnotiser varje medarbetares egen tidsplan, så de kan använda Medarbetarens förnamn eller Medarbetarens fullständiga namn. Detsamma gäller andra notiser per medarbetare, till exempel när en specifik medarbetare lämnar in en uppgift eller når en milstolpe. Varje chef som får mejlet ser sin medarbetares namn där variabeln står.
Notiser om flera medarbetare på en gång. I gruppbaserade lärresor går schemalagda chefsnotiser till chefen som ett enda mejl — även när chefen har flera medarbetare i lärresan. Knowly vet inte i förväg om mejlet kommer handla om en eller fyra medarbetare, så en namnvariabel kan inte bära meningen runtomkring. För de notiserna använder du Medarbetare-rutan: den listar de berörda medarbetarnas namn för varje chef som får mejlet, utan att tvinga den omkringliggande texten att välja mellan singular och plural.
Är du osäker på vilken typ av notis du redigerar? Menyn Individanpassa är ett bra test. Om du ser Medarbetarens förnamn eller Medarbetarens fullständiga namn i variabellistan skickas notisen per medarbetare. Om du inte ser dem är det den typ som går till en chef om flera medarbetare.
Använd namnvariabler för medarbetare
Variablerna ligger i menyn Individanpassa i notisens textverktygsfält.
Öppna notisen du vill redigera.
Placera markören där medarbetarens namn ska stå.
Klicka på Individanpassa i verktygsfältet.
Välj Medarbetarens förnamn eller Medarbetarens fullständiga namn i listan.
Knowly lägger in variabeln på plats. När mejlet skickas ser varje chef sin egen medarbetares förnamn eller fullständiga namn där. Använd Skicka test före publicering; Knowly ber om ett Medarbetarnamn för förhandsgranskning så testmeddelandet kan visa ett konkret exempel.
Använd Medarbetare-rutan
Medarbetare är ett mejlelement du lägger till i notisen, på samma ställe där du lägger till ett textelement eller en bild.
Öppna notisen du vill redigera.
Använd +-menyn där du normalt lägger till en ny rad.
Välj Medarbetare.
Rutan renderas som en liten sektion i mejlet. Varje chef som får notisen ser namnen på de medarbetare som just det här mejlet handlar om — ett namn om det bara är en, flera namn om det är flera.
Varför det här finns istället för en variabel. En variabel skulle behöva en mening runtomkring som funkar både för Anna Andersson och Anna Andersson, Erik Eriksson och Sara Svensson. Medarbetare-rutan kringgår det genom att ge namnen ett eget utrymme, åtskilt från din egen text.
Skriv resten av mejlet runt det
En variabel eller en ruta tar bara hand om själva namnen. Resten av meningen behöver fortfarande läsa naturligt:
För notiser per medarbetare som använder en variabel, skriv meningen som du skulle skriva den till en enskild namngiven person.
För schemalagda notiser som använder Medarbetare-rutan, håll texten runtomkring generell — skriv ”dina medarbetare” eller ”personerna du stöttar i den här lärresan”, och låt rutan bära de specifika namnen.
Sist, skicka ett test innan du publicerar, så du kan kontrollera exakt vilket mejl en chef får med variabeln eller rutan på plats.