När du inkluderar chefer i en lärresa får de en egen vy av Knowly och en egen ström av mejlnotiser. Det är värt att veta hur det ser ut innan du publicerar — särskilt eftersom notisfrekvensen fungerar olika i gruppbaserade och individuella lärresor, vilket är det administratörer oftast blir överraskade av senare.
Vad chefer ser i Knowly
En chef som har minst en deltagare kopplad till sig i din lärresa får en chefsvy av lärresan, separat från deltagarvyn. Därifrån kan de:
se dashboarden för chefer, med deltagarna de är kopplade till, senaste aktivitet och det som behöver deras uppmärksamhet
öppna Medarbetare för att följa vad varje deltagare har gjort — svar, inlämningar, färdigställande
göra eventuella chefsaktiviteter du har schemalagt
nå eventuella chefsresurser du har inkluderat
Om en chef inte har några tilldelade deltagare i lärresan får de ingen chefsvy — det finns ingen roll att se ännu. De blir chef i lärresan när en administratör kopplar dem till en deltagare på Personer-sidan, eller när en deltagare registrerar dem.
För chefens egen genomgång, se Dashboarden för chefer: följ dina medarbetare i korthet och Hur ser jag mina medarbetares framsteg?.
Vilka mejl chefer får
Knowly mejlar chefer när något i lärresan involverar dem — en chefsaktivitet skickas, en uppgift lämnas in, en milstolpe nås, en påminnelse går ut. Frekvensen beror på om lärresan är gruppbaserad eller individuell.
Gruppbaserade lärresor: ett samlat mejl per schemalagd aktivitet. När du schemalägger en chefsnotis i en gruppbaserad lärresa skickar Knowly ett mejl per schemalagt tillfälle till varje chef — inte ett per medarbetare. En chef med fyra personer i lärresan får ett enda mejl när aktiviteten skickas, som täcker alla fyra. Själva mejlet namnger inte de fyra medarbetarna om du inte har lagt in en Medarbetare-ruta, så det kan som standard läsa som att det handlar om en person snarare än flera. Se Visa chefer vilken medarbetare en notis handlar om för när du ska använda rutan och när namnvariabler fungerar.
Individuella lärresor: en parallell ström per medarbetare. Individuella lärresor är förankrade till varje deltagares egna start, så chefen får en parallell mejlström per deltagare. En chef med fyra personer i en individuell lärresa får fyra parallella tidslinjer av notiser — en per medarbetare, på varje medarbetares eget schema. Det kan kännas mycket i inkorgen; ta hänsyn till det när du bestämmer hur många chefsnotiser en lärresa behöver.
Uppgiftsinlämningar är undantaget i båda fallen. När en deltagare lämnar in en uppgift mejlar Knowly chefen per inlämning, både i gruppbaserade och individuella lärresor. En chef med fyra personer i lärresan får fyra inlämningsmejl — ett per medarbetare — även i en gruppbaserad lärresa.
För en uppdelning per aktivitetstyp av vad som skickas och när, se Vilka notifikationer skickar varje aktivitetstyp?.
Om en chef bara verkar få info om en av sina medarbetare
När en chef som har flera medarbetare i en lärresa säger att hen bara får information om en av dem är den vanliga orsaken inte en trasig koppling — det är att lärresan är gruppbaserad och chefsmejlen skickas som ett samlat mejl per aktivitet snarare än ett per medarbetare. Som standard listar inte mejlet medarbetarna vid namn, så det läser för chefen som om det handlar om en enda person, när det egentligen handlar om alla.
Så här diagnostiserar du:
kontrollera lärresans typ. Är den gruppbaserad får chefen ett samlat mejl per schemalagd aktivitet. Är den individuell får chefen en parallell mejlström per medarbetare.
är den gruppbaserad är åtgärden redaktionell, inte teknisk: redigera chefsnotiserna och lägg till en Medarbetare-ruta så att varje mejl namnger de medarbetare det gäller. Se Visa chefer vilken medarbetare en notis handlar om.
bara om lärresan är individuell, och en av de parallella strömmarna faktiskt saknas, är kopplingen mellan chefen och den deltagaren troligen orsaken. Kontrollera då kopplingen på Personer-sidan.
Anpassa vad varje notis säger
Chefsnotiser använder samma redigeringsverktyg som deltagarnotiser — ämnesrad, brödtext, individanpassning. De två chefsspecifika verktygen som är värda att känna till:
Medarbetare-rutan, som listar de berörda medarbetarna i mejlets brödtext
variablerna Medarbetarens förnamn och Medarbetarens fullständiga namn, som finns under Individanpassa för notiser per medarbetare, inklusive chefsnotiser i individuella lärresor
Se Visa chefer vilken medarbetare en notis handlar om för när vilket verktyg fungerar.
Vad chefer inte kan göra
Chefsvyn är mest läsbar: chefer kan följa framsteg, göra chefsaktiviteter och granska inlämningar, men de kan inte ändra själva lärresan, ändra vilka deltagare de är kopplade till, eller öppna admin-vyn. Om en chef-medarbetare-koppling är fel behöver en administratör fixa den — se Ändra eller ta bort en chef under en lärresa.
Förhandsvisa och testa före lansering
Förhandsvisa chefsupplevelsen som chef och skicka testmeddelanden innan du publicerar lärresan:
kontrollera att rätt deltagare är kopplade till varje chef
skicka tester av chefsnotiserna med de variabler du har lagt in
när en individuell chefsnotis använder variabler för medarbetarnamn, ange ett Medarbetarnamn för förhandsgranskning i Skicka test så testmeddelandet använder ett konkret medarbetarexempel
kontrollera vad som syns i Medarbetare för varje aktivitetstyp
bekräfta att lärresans typ (gruppbaserad eller individuell) matchar den mejlfrekvens du vill att chefer ska uppleva
Om du har döpt om rollen under Inställningar → Nomenklatur, dubbelkolla att den egna termen läser naturligt i din chefsriktade text.