Att koppla en chef till varje deltagare är det som får chefssidan av en lärresa att fungera — chefsriktade aktiviteter, chefsnotiser och chefens vy av framsteg bygger alla på att den kopplingen finns. Det finns flera sätt att sätta upp det, och de flesta lärresor använder mer än ett.
Fem sätt att koppla chefer
Välj det sätt som passar hur du bjuder in deltagarna. Du kan blanda flera i samma lärresa.
Lägg till chefer manuellt. På sidan Personer sätter du varje deltagares chef när du lägger till deltagaren. Bra för små listor eller enstaka tillägg.
Importera chefer tillsammans med deltagardata. Din Excel- eller CSV-uppladdning kan innehålla en kolumn för chefens e-post bredvid deltagarens e-post. Knowly skapar då chefsposten automatiskt.
Samla in chefen vid registreringen, via Online-registreringsformuläret. Om deltagarna registrerar sig via en publik länk har registreringsformuläret ett Chefsregistrering-steg som du kan inkludera och eventuellt göra obligatoriskt. Se avsnittet nedan för hur det skiljer sig från aktiviteten med samma namn.
Samla in chefen senare, via en Chefsregistrering-aktivitet. Lägg till aktiviteten Chefsregistrering i lärresans tidslinje. När deltagaren kommer till aktiviteten anger de chefens namn och e-post. Se Chefsregistrering för hur aktiviteten ser ut och vad du kan ställa in.
Tilldela automatiskt från en kopplad dynamisk lista. Om du har kopplat en dynamisk lista vars katalogdata innehåller en chefs-e-post per person tilldelar Knowly chefer automatiskt när deltagare läggs till. Se Tilldela chef automatiskt från en dynamisk lista.
Chefsregistrering-steget i registreringsformuläret jämfört med aktiviteten
Två olika funktioner i Knowly delar namnet Chefsregistrering. De är inte samma sak och har separata inställningar.
Chefsregistrering-steget i Online-registreringsformuläret körs under registreringen, innan deltagaren går in i själva lärresan. Du konfigurerar det inne i Online-registreringsformulär (eller Registreringsformulär för Teams), som du når från sidan Personer eller från Inställningar. Två reglage finns där:
Inkludera steg för registrering av chef — om formuläret ska be om chef över huvud taget.
Ska registrering av ens chef vara obligatoriskt? — om deltagaren kan hoppa över det under registreringen.
Det här steget körs bara för deltagare som registrerar sig via den publika länken. Deltagare du lägger till manuellt eller importerar ser det aldrig.
Chefsregistrering-aktiviteten körs inne i lärresan, som en schemalagd aktivitet i tidslinjen. Du kan göra den blockerande för resten av lärresan via Inställningar → Chefsinvolvering → Kräv registrering av chef. Det reglaget är oberoende av reglagen i registreringsformuläret — att stänga av det påverkar inte vad registreringsformuläret gör, och tvärtom.
Om du använder båda samtidigt anger deltagaren chef vid registreringen och möter sedan aktiviteten senare i lärresan också. Välj den väg du faktiskt behöver, eller var medveten om att du frågar två gånger.
Bara en chefsroll per deltagare
Varje deltagare har exakt en kopplad chef i Knowly. Du kan döpa om "chef" till "mentor", "coach", "fadder" eller vad som helst i lärresans Inställningar → Nomenklatur, men den underliggande rollen är fortfarande en enda koppling per deltagare.
Om du behöver två genuint separata stödroller för samma deltagare — till exempel en närmaste chef och en mentor som var och en ska se olika saker och få olika kommunikation — är den rekommenderade vägen att köra det som två lärresor med samma deltagare, en utformad för varje roll.
Skälet till workarounden: chefsriktade aktiviteter och notiser går till alla chefer på en lärresa. Det går inte att avgränsa en aktivitet, en notis eller en synlighetsinställning till en delmängd av cheferna inom samma lärresa, så två roller i en lärresa skulle antingen dela allt eller inget.
Om den andra personen egentligen inte behöver vara chef över specifika medarbetare — utan bara vill ha bred insyn i lärresan för att utvärdera den, följa det stora hela eller titta på en pilot som intressent eller andra linjens chef — är det en teamgäst-situation, inte en chefskoppling. En teamgäst med läsbehörighet kan bläddra i lärresan och se dess statistik utan att vara någons chef, men får inte tillgång till dashboarden för chefer per medarbetare. Se vad en teamgäst kan göra och när det passar.
När chefer får notiser vid registrering
Det finns två parallella sätt en chef kan få en notis kopplad till själva registreringsögonblicket:
Från Chefsregistrering-aktiviteten. När en deltagare skickar in formuläret (eller när värdena kommer in via registreringsformuläret) skickar Knowly den registreringsnotis som är konfigurerad på aktiviteten till den chefen.
Från en "vid registrering"-notis i en individuell lärresa. Om din individuella lärresa har en chefsriktad notis schemalagd vid deltagarens registrering skickas den när deltagaren anmäler sig.
Om du sätter upp båda samtidigt får chefen båda — Knowly avduplicerar inte mellan dessa vägar. Välj en, eller var medveten om båda.
För allt annat chefer får under en pågående lärresa — aktivitetspåminnelser, milstolpeuppdateringar, smarta påminnelser — se Vilka notifikationer skickar varje aktivitetstyp?.
Före lansering
Kontrollera att chefer har rätt e-postadresser och att chefsriktade aktiviteter och notiser är skrivna för den målgrupp du faktiskt har. Om du har döpt om rollen under Inställningar → Nomenklatur — dubbelkolla att den egna termen läser naturligt i din chefsriktade kopia. Knowly använder den bokstavliga sträng du har skrivit in och översätter den inte för deltagare som kör Knowly på ett annat språk.
Efter lansering
Du kan ändra en deltagares chef senare — se Ändra eller ta bort en chef under en lärresa. Om en chefs-e-post visar sig vara fel, se Rätta en chefs e-postadress. Den nya chefen kan behöva sammanhang om vad som redan har hänt i lärresan.