När någon ny börjar hos er ska deras onboarding vänta på dem redan första dagen — utan att någon behöver komma ihåg att lägga till dem för hand. Knowly kan sköta det åt dig: när en ny person dyker upp i din aktiva katalog lägger Knowly till dem i en onboarding-lärresa och startar den från deras första dag.
Det fungerar genom att kombinera tre saker som du ställer in en gång — SCIM-katalogsynk, en dynamisk lista och en individuell lärresa. Efter det kommer nya medarbetare in av sig själva.
Tillgänglighet
Automatisk registrering bygger på dynamiska listor, som är tillgängliga för Enterprise-organisationer med SCIM-katalogsynkronisering aktiverad.
Se Om en funktion är låst om någon del är otillgänglig.
Om du hellre vill ställa in varje del först
Den här artikeln visar hur delarna hänger ihop. Om du vill ha steg-för-steg för någon av dem, börja här:
Vad som behöver vara på plats
Tre saker måste vara inställda för att automatisk onboarding ska fungera:
SCIM-katalogsynk. Din aktiva katalog — till exempel Microsoft Entra ID — är kopplad till Knowly, så att nya personer dyker upp i Knowly kort efter att de lagts till hos er.
En dynamisk lista som matchar nya medarbetare. Dess filter avgör vem som räknas som ny medarbetare, till exempel alla i en viss SCIM-grupp, eller alla med ett anställningsdatum på eller efter ett visst datum. Personer som börjar matcha läggs till på listan automatiskt.
En individuell lärresa med listan kopplad. Koppla den dynamiska listan till din onboarding-resa med Koppla dynamisk lista, och välj en individuell lärresa så att varje person får sin egen onboarding på sin egen tidslinje.
Varför individuell och inte kohort? Onboarding behöver oftast starta på varje persons första dag, inte på ett gemensamt datum. En individuell lärresa ger varje ny medarbetare en egen kopia, tidssatt efter när de börjar. En kohort delar ett schema, vilket passar en grupp som börjar tillsammans — inte ett jämnt inflöde av nya personer.
Så fungerar den automatiska starten
När de tre sakerna är på plats gör du ingenting när en ny person börjar:
Personen läggs till i din katalog — till exempel läggs till i rätt grupp i Entra ID.
Knowly fångar upp dem via katalogsynken och stämmer av dem mot dina dynamiska listor.
Eftersom de matchar din lista för nya medarbetare läggs de till i den kopplade lärresan.
För en individuell resa skapar Knowly deras onboarding och förankrar schemat till dagen de kommer med på listan, så att deras första aktiviteter ligger i linje med deras första dagar.
Därifrån går onboardingen enligt sitt vanliga schema för den personen, precis som om du hade lagt till dem själv.
Ge varje ny medarbetare en chef automatiskt också
Om din katalog vet vem varje persons chef är kan du låta Knowly tilldela den åt dig. Slå på Tilldela chef automatiskt på den kopplade listan, så sätts varje ny medarbetares chef utifrån deras katalogprofil när de läggs till. Om chefen inte kan matchas registreras personen ändå — bara utan chef, som du kan sätta för hand senare.
Se Tilldela chef automatiskt från katalogen för detaljerna.
När någon lämnar listan
Automatisk registrering har en automatisk motsvarighet: om en person senare slutar matcha listan — till exempel byter avdelning och inte längre passar filtret — tar Knowly bort dem från den lärresan också. Någon du också lagt till för hand är kvar, och det är även den som finns på fler än en av listorna som är kopplade till resan.
Ha det i åtanke när du väljer dina filter: de avgör vem som stannar i onboardingen, inte bara vem som startar den. Om en förändring i katalogen mitt i onboardingen inte ska dra ut någon, filtrera på något stabilt, som ett startdatum snarare än en avdelning.