Om en utvecklingsinsats verkligen förändrar hur människor arbetar avgörs ofta av en person som inte själv går den: varje deltagares egen chef. När en chef vet vad medarbetaren jobbar med och frågar om det, händer det oftast något i praktiken. När chefen aldrig får höra talas om det, gör det oftast inte det — chefen är genomgående en av de största faktorerna för om ett nytt beteende får fäste i vardagen.
I Knowly behöver du inte lämna det åt slumpen. En lärresa kan stötta chefen parallellt med deltagaren — chefsaktiviteter och chefsnotiser som når chefen i samma stunder som medarbetaren arbetar, så att stödet landar när det gör skillnad.
Vill du hellre börja med hur det fungerar rent praktiskt, se hur du kopplar en chef till varje deltagare och vad chefer ser och får i en lärresa. Den här artikeln handlar om den svårare delen: att designa det stödet så att cheferna faktiskt använder det.
De tre stegen nedan gör om "vi bad cheferna att vara stöttande" till stöd som faktiskt blir av.
Håll chefen uppdaterad, vecka för vecka
En chef som fick en genomgång vid kickoffen och inget efter det har ingen aning om vad medarbetaren gör tre veckor in. Så håll dem uppdaterade löpande, inte bara en gång. För varje meningsfull sak deltagaren gör, ge chefen ett kort parallellt meddelande: här är vad din medarbetare jobbar med den här veckan, och här är din del i det.
I praktiken är det en chefsaktivitet eller chefsnotis i takt med deltagarens tidsplan. Den ber inte chefen att lära sig något — den håller dem orienterade, så att de vet vad de följer upp när de väl gör det. Den stadiga kontexten är det som ger chefens senare fråga någonstans att landa.
Hur ofta de mejlen kommer beror på typen av lärresa — i en individuell lärresa får varje chef ett flöde anpassat efter sin egen medarbetare, medan schemalagda chefsmejl i en gruppbaserad lärresa kommer som ett meddelande per aktivitet (hela genomgången av vad chefer får och när). Det är värt att bestämma hur många chefsmeddelanden en lärresa egentligen behöver, så att inkorgen förblir användbar snarare än stökig.
Låt chefen få veta i samma stund som något händer
Kontext på veckonivå räcker bara en bit. Det verkliga coachningstillfället är precis efter att deltagaren gjort något konkret — planerat ett återkopplingssamtal, avslutat en reflektion, bestämt sig för något de ska testa på torsdag. Det är då en chefs fråga betyder mest, och det är lätt att missa om chefen bara hör om lärresan i allmänna ordalag.
Knowly kan mejla chefen i samma stund som medarbetaren lämnar in en Uppgift eller slutför en Micro training — ett mejl per person, i både individuella och gruppbaserade lärresor — så att chefen kan reagera medan det är färskt istället för en vecka senare. Utnyttja det: bygg de stunder du mest vill att en chef ska lägga märke till som en Uppgift eller en Micro training, så att mejlet bär på något verkligt och konkret som deras person just gjort.
Obs. De här chefsmejlen per person går bara ut om notisen är påslagen för aktiviteten. Kontrollera att den är på i aktivitetens notiser innan du lanserar — annars får chefen aldrig höra om det tillfälle du räknade med.
Ge chefen en fråga att ställa, inte en uppgift att göra
De flesta chefer vill hjälpa till. Det som hindrar dem är att "var stöttande" är vagt och att veckan redan är full. Så skicka inte läxor. Gör varje chefsmeddelande till ett stöd i stunden — något som gör ett samtal de ändå skulle ha bättre.
De bästa chefsnotiserna bär på en konkret fråga som chefen kan ta rakt in i nästa 1:1: "Din medarbetare har just planerat ett återkopplingssamtal den här veckan — fråga hur de vill att det ska gå." Fem minuters förberedelse, inte femtio. Du skriver frågan en gång, i chefsnotisen, och Knowly levererar den vid rätt tillfälle.
Visa chefen vem det gäller. En chef med flera personer i lärresan kan ofta inte se, vid en snabb blick, vilken av dem ett mejl handlar om — och en notis som skulle kunna gälla vem som helst är lätt att hoppa över. Det kan du lösa: lägg till medarbetarens namn i notisen, eller lista personerna den gäller, så att varje chefsmejl direkt och tydligt handlar om en specifik person. Det är en liten detalj som gör mycket för att få stödet att kännas personligt — särskilt i en gruppbaserad lärresa, där ett enda chefsmejl annars kan läsas som om det handlar om bara en person när det egentligen gäller flera.
Testet för vilket chefsmeddelande som helst är enkelt: skulle en upptagen chef läsa det och tänka "tack för det", eller "en sak till på min lista"? Designa för det första.
Slutligen, kom ihåg att chefsstöd är ett designval, inte en personlighetsegenskap. Du hoppas inte att chefer ska bry sig — du ger dem som redan gör det ett tydligt, väl tajmat sätt att visa det på fem minuter.